Performance Management is een management- en meetsystematiek die helpt de organisatiestrategie en doelen te realiseren. De cascadering van strategisch naar operationeel niveau, de monitoring van de voortgang en de sturing op resultaten staan hierbij centraal. De cyclus plannen, functioneren en beoordelen is uitermate geschikt om Performance Management in te bedden binnen een organisatie. Door met een aantal zaken rekening te houden, wordt de cyclus gericht op Performance Management. Dit noemen we ook wel de Performance Managementcyclus.
In dit stappenplan wordt het invoeren van de Performance Managementcyclus toegelicht.
Stap 1. Plan van aanpak en programma van eisen
Stap 2. Communicatie
Een heldere communicatie over het doel, de werkwijze en het tijdspad zijn uitermate belangrijk. Wanneer dit onderdeel wordt verwaarloosd, is de kans reëel dat er onvoldoende acceptatie en draagvlak is binnen een organisatie. Minimaal moeten onderstaande zaken worden geregeld gedurende het traject:
Probeer zo open en transparant mogelijk te communiceren over de plannen en de voortgang. Hoe beter de communicatie, hoe beter de acceptatie van de systematiek.
Stap 3. Ontwikkeling systematiek
Op basis van het programma van eisen wordt de nieuwe systematiek ontwikkeld. Ga bij de uitwerking systematisch te werk. Begin met de start, het plangesprek, van de cyclus. Werk deze stap volledig uit en ga dan door met het functioneringsgesprek. Vervolgens zijn de onderdelen beoordelen en eventueel belonen aan de beurt. Door op deze manier stapsgewijs de systematiek uit te werken, wordt het overzicht behouden, wordt de systematiek een samenhangend geheel en worden eventuele inconsequente keuzes voorkomen.
Betrek het management en de werknemers bij de ontwikkeling. Dit kan bijvoorbeeld door een klankbordgroep te formeren waarin beide groepen zijn vertegenwoordigd. Tijdens de klankbordgroepbijeenkomst kan de conceptsystematiek worden gepresenteerd. Hierdoor krijgt HR inzicht in de mate waarop de systematiek aansluit op de behoeften en wensen van werknemers en leidinggevenden. Werknemers en leidinggevenden krijgen inzicht in de nieuwe werkwijze en de onderlinge rolverdeling. Na de besluitvormingsfase (stap 6) kan de definitieve uitkomst met de klankbordgroep worden gedeeld. Tijdens deze bijeenkomst kan worden teruggekoppeld welke suggesties zijn meegenomen en welke niet.
Maak eventueel gebruik van de expertise van externe adviseurs op het gebied van Performance Management en probeer eens ‘in de keuken te kijken’ van andere organisaties die werken met Performance Management.
Stap 4. Klachtenprocedure
Het beoordelingsgesprek maakt deel uit van de Performance Managementcyclus. Soms komt het voor dat een werknemer het oneens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek. In dat geval is het van belang dat zowel leidinggevende als de werknemer weet hoe hij daarmee om moet gaan. Een klachtenprocedure kan hierbij helpen. In deze procedure staat beschreven op welke wijze een werknemer bezwaar kan maken tegen de beoordeling, welke procedures worden gevolgd en hoe de klachtencommissie is samengesteld. De klachtenprocedure heeft tot doel de werknemer in de gelegenheid te stellen om zijn bezwaar op objectieve wijze te laten beoordelen. Vervolgens wordt een advies uitgebracht aan de directie.
Stap 5. Toetsing HR-instrumenten
Bij deze stap wordt beoordeeld of de bestaande HR-instrumenten en processen nog aansluiten op de nieuwe Performance Managementcyclus. Mogelijk moeten het belonings- en opleidingsbeleid worden aangepast. Datzelfde geldt voor de functiebeschrijvingen en de competentiecatalogus. Bekijk daarnaast of er nieuwe instrumenten moeten worden geïntroduceerd, bijvoorbeeld op het gebied van 360° feedback.
Stap 6. Besluitvorming
In deze stap besluit de directie over het door de afdeling HR voorgestelde beloningsbeleid. Ook de ondernemingsraad verleent zijn instemming.
Stap 7. Introductie bij werknemers en leidinggevenden
Informeer leidinggevenden en werknemers uitgebreid over het doel en de toepassing van de systematiek. Organiseer bijvoorbeeld workshops voor leidinggevenden gericht op het SMART doelen stellen, het voorbereiden van gesprekken en gesprekstechnieken. Werknemers kunnen een kortere workshop volgen waarbij de cyclus wordt toegelicht en wat de voordelen voor hen zijn. Ook kan aandacht worden besteed aan hun eigen rol en hoe zij zich kunnen voorbereiden op de gesprekken. Ter voorbereiding op de beoordelingsronde kunnen leidinggevenden in teamverband een aantal beoordelingen plenair bespreken. Hierdoor ontstaat een gezamenlijk besef van normen en waarden.
Bij de introductie kan een informatieve brochure worden verstrekt waarin iedere stap binnen de cyclus apart wordt toegelicht en wordt stilgestaan bij de rolverdeling tussen de werknemer, leidinggevende en HR. Een dergelijke brochure kan als naslagwerk dienen voor werknemer en leidinggevende.
Intranet speelt bij de introductie een belangrijke rol. Alle informatie over de Performance Managementcyclus moet daarop te vinden zijn., net zoals de bijbehorende hulpmiddelen.
Stap 8. Onderhoud
Met de implementatie begint het pas echt. Zeker de eerste periode is het raadzaam om de voortgang te volgen en te evalueren. Evalueer de Performance Managementcyclus in het begin minimaal één keer per jaar. Daarna kan de frequentie terug naar een keer per jaar. Op basis van de evaluatie kan het noodzakelijk zijn extra training of voorlichting te verzorgen of onderdelen bij te stellen. Probeer dat laatste wel zo veel mogelijk te voorkomen. Soms moet men ook wennen aan een nieuwe manier van werken en denken. Te snel ingrijpen kan ervoor zorgen dat de systematiek niet meer aansluit op de beoogde doelen.
Andere aandachtspunten zijn: