Een van je medewerkers is ziek. Het is essentieel om te weten of jullie klant naar deze medewerker heeft gemaild. Maar mag je in de mailbox van deze medewerker kijken?
Het antwoord
In dit soort gevallen, waar de privacy van werknemers in het geding is, moeten de verschillende belangen tegen elkaar worden afgewogen. Enerzijds is dat het belang van de werkgever om de zakelijke mails en correspondentie te checken. Anderzijds is er de privacy van de werknemer die zo min mogelijk moet worden geschonden.
Als werkgever moet je altijd kiezen voor een methode die voor de werknemer en diens privacy het minst belastend is. Overleg met de medewerker is dan ook belangrijk. Als de zieke werknemer bijvoorbeeld wel in staat en bereid is om mails zelf te checken en door te sturen, dan is dat minder ingrijpend en moet je als werkgever daarvoor kiezen.
Is er geen minder ingrijpende manier dan dat je als werkgever zelf in de mailbox van de werknemer kijkt, dan moet je ervoor zorgen dat de inbreuk op diens privacy tot het minimum beperkt blijft. Je kunt bijvoorbeeld de out-of-office-melder van de werknemer aanzetten. Daardoor hoef je niet meer, of niet meer zo vaak, in de mailbox van de werknemer.
Daarnaast geldt dat je als werkgever natuurlijk alleen de zakelijke e-mails mag lezen. Als uit de titel blijkt dat het een privébericht is, dan mag je die mail niet openen. Blijkt pas bij het openen van een mail dat het om een privémail gaat, dan moet je stoppen met lezen en het bericht sluiten.
