Met een strategisch HR-plan laat je de HR-doelstellingen aansluiten op de doelstellingen en strategie van de organisatie. Hoe stel je zo’n plan op? Deze checklist laat zien welke stappen nodig zijn om een strategisch HR-plan te formuleren en welke stakeholders je op welk moment in het proces betrekt.
1. Bepaal de aanpak
Bepaal eerst hoe je het strategisch HR-plan wilt opstellen. Vertrek je vanuit de organisatiestrategie, de behoeften van medewerkers, beschikbare data of een centrale uitdaging? Elke route vraagt om andere inzichten en betrokkenheid van verschillende stakeholders. In de praktijk combineren veel organisaties meerdere invalshoeken.
2. Werken vanuit de organisatiestrategie
Kies je voor een aanpak vanuit de strategie van de organisatie, dan start je met het ophalen van informatie bij directie en leidinggevenden. De directie deelt de missie, visie en strategische doelen; leidinggevenden vertalen deze naar afdelingsdoelen en knelpunten in de praktijk. Ook als je hier als HR zelf bij betrokken bent geweest, is het goed dit nogmaals te bespreken.
Vervolgens bepaal je hoe de HR-afdeling kan bijdragen aan het realiseren van de doelen. Op basis daarvan formuleer je strategische HR-doelstellingen.
3. Werken vanuit de werkvloer
Vertrek je vanuit de input van medewerkers en leidinggevenden, dan begin je met ophalen van datgeen wat er speelt. Je gaat bijvoorbeeld focusgroepen of interviews houden om zo boven water te krijgen wat er speelt op de werkvloer en tegen welke knelpunten medewerkers en leidinggevenden aanlopen. Dat leg je vervolgens naast de organisatiestrategie en organisatiedoelen om zo de strategische HR-doelstellingen te bepalen. Die strategische HR-doelstellingen leg je voor aan de leidinggevenden en samen met hen bepaal je de prioriteiten.
4. Werken vanuit data
Om vanuit data tot een strategisch HR-plan te komen, begin je met het verzamelen en analyseren van data. Dat kan binnen de eigen HR-afdeling, maar ook met hulp van dataspecialisten of HR-analisten. Vervolgens koppel je deze inzichten aan de organisatiedoelen; daarvoor is dus inbreng nodig van de directie en het management. Daarna stel je scenario’s en prognoses op, eventueel weer met externe ondersteuning. Directie en management beoordelen welke scenario’s relevant zijn. Om de financiële impact in kaart te brengen, kan het verstandig zijn om ook de afdeling Financiën erbij te betrekken.
Op basis van de scenario’s formuleer je strategische HR-doelstellingen. Deze stem je af met directie en management.
5. De medezeggenschap betrekken
Of je wettelijk verplicht bent om de medezeggenschap erbij te betrekken hangt af van de thema’s die in het strategisch HR-plan komen te staan. Bij bepaalde plannen, zoals een wijziging in het belonings- of functiewaarderingssysteem, kan een OR instemmings- of adviesrecht hebben. Maar ook buiten deze wettelijke verplichting is het aan te raden om de medezeggenschap erbij te betrekken. Enerzijds omdat je zo draagvlak creëert voor je plannen, anderzijds omdat de medezeggenschap dan kan meepraten over wat medewerkers belangrijk vinden.
Betrek de OR bijvoorbeeld direct (bij een aanpak vanuit de werkvloer) of in een latere fase, zodra de HR-doelen concreter zijn. Doe dit in elk geval vóórdat het plan definitief is – dan staat het sterker.
6. Implementatie en communicatie
Voor de uitvoering van het plan is een heldere rolverdeling tussen HR en leidinggevenden cruciaal. Spreek daarom van tevoren duidelijk af welke verantwoordelijkheden bij wie liggen. Leidinggevenden vertalen het beleid naar hun team en nemen medewerkers daarin mee. Zorg dus dat zij hun rol begrijpen en pakken.
Daarnaast is goede communicatie van het strategisch HR-plan essentieel. Het plan moet niet alleen leven bij HR of bij het management, maar bij de hele organisatie. Daarom is het van wezenlijk belang om aan medewerkers uit te leggen waarom het plan er is en wat er eventueel voor hen verandert. Bij de communicatie van het strategisch HR-plan betrek je uiteraard de afdeling communicatie. Maar daarnaast is het ook hier weer belangrijk om leidinggevenden erbij te betrekken. Zij moeten het strategisch HR-plan doorvertalen in afdelingsoverleggen en een-op-eengesprekken met medewerkers. Het is dus zaak dat zij goed weten wat het plan inhoudt én dat ze het kunnen overbrengen.
7. Monitoren en bijsturen
Is een strategisch HR-plan eenmaal geïmplementeerd, dan ben je er nog niet. Je zult regelmatig de acties en resultaten moeten monitoren om te kijken of je op de goede weg zit. In de meeste organisaties zal dat periodiek worden besproken in het MT. Maar daarnaast is het aan te raden om ook medewerkers regelmatig om feedback te vragen over de activiteiten die zijn ondernomen in het kader van het HR-plan. Dat kan bijvoorbeeld door middel van surveys of interviews. Ook kun je de medezeggenschap vragen om hun ervaringen.
Op basis van de inzichten uit de monitoring kun je bijsturen. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van bepaalde acties, het stellen van andere prioriteiten, het toevoegen of schrappen van bepaalde onderdelen of het aanpassen van bepaalde doelen of tijdlijnen. Dat doe je vaak in samenspraak met de directie en het management. Afhankelijk van het onderwerp en van hoe ingrijpend de wijziging is, is het soms ook nodig om de medezeggenschap bij het bijstellen van de plannen te betrekken.
Een goed strategisch HR-plan is meer dan een document: het is een proces van afstemmen, samenwerken en meebewegen. Door slim te kiezen hoe je het plan opstelt en wie je wanneer betrekt, vergroot je de impact van HR op de hele organisatie.
Bron: Brightmine
