Worden in jouw organisatie alle regels uit het personeelshandboek nageleefd? De kans is groot dat dat niet altijd gebeurt, of collega’s dit nu bewust of onbewust doen. Het is namelijk ook menselijk om regels niet helemaal na te leven. En toch hebben we regels nodig. In dit artikel leg ik je uit waarom regels niet altijd nageleefd worden, en wat je eraan kunt doen om jouw personeelshandboek op een menselijke manier in te zetten! 

Het personeelsreglement: wat is het ook alweer?

Deze blog gaat over organisatieregels. En hoe worden de regels binnen de meeste bedrijven vastgelegd? Inderdaad het: personeelsreglement, handboek, ‘boek ten behoeve van een geweldige employee experience’ - het wordt binnen elk bedrijf anders genoemd, maar je weet denk ik wat ik bedoel :). Met het personeelsreglement bedoel ik het handboek dat je bij je arbeidsovereenkomst krijgt aangereikt en waar de ‘leef- en gedragsregels’ van kantoor in opgenomen zijn. Hierin worden bijvoorbeeld vragen als ‘hoeveel vrije kilometers kan ik jaarlijks reizen met mijn leaseauto?’ en ‘hoeveel rookpauzes mag ik nemen?’ beantwoord.

De regels overtreden: heel menselijk

In de Quest van september dit jaar stond een interessant artikel over hoe mensen omgaan met regels. Het breken van de regels kan leiden tot meer creativiteit en nieuwe inzichten, een must om succesvol te zijn in 2020, toch? Daarnaast is de ‘cheater’s high’, een fenomeen dat onderzocht werd door onder andere de Universiteit van Washington, een bekend verschijnsel: je niet aan de regels houden kan een gevoel van bevrijding, een ‘kick’ geven. In tijden van stress en vermoeidheid wordt het daarnaast steeds moeilijker om je aan de regels te houden (denk maar aan het tegenkomen van een rood stoplicht bij een rustige weg tijdens het naar huis fietsen na een lange werkdag). Verder is het overtreden van regels besmettelijk. Zie jij een collega iets doen wat niet mag, dan ben je zelf ook sneller geneigd om datgene te doen wat niet mag (Posthumus, 2020)[1]. De regels overtreden, bleek uit dit artikel, is ook menselijk.

Een week na het lezen van dit artikel besprak ik met een aantal collega’s tijdens de lunch toevallig verschillende conflicten tussen werkgevers en werknemers (buiten ons bedrijf). In de eerste situatie had een werknemer een rol plastic bekertjes uit de bedrijfskantine meegenomen, en in de tweede situatie had een schoonmaker van een vliegtuig een onaangeraakt zakje pinda’s in zijn zak gestoken. Beide medewerkers werden op staande voet ontslagen. Vrij extreme consequenties, daar waren we het over eens. Tenzij er uiteraard meer aan deze situaties vooraf is gegaan. Wie weet ging het om een ‘besmettelijke drang tot overtreden’ of een zeer vermoeide werknemer?
De innerlijke strijd van de mens
Het personeelshandboek dan maar overboord gooien, omdat mensen zich toch niet aan de regels houden? In de meeste gevallen is dat geen goed idee. We hebben regels ook nodig, en vinden ze fijn. Mensen zijn gemaakt om zich aan regels te houden, want dat geeft rust, geeft Roland Pfister, onderzoeker aan de Universität Würzburg in Duitsland, aan1. Dit omdat continu moeten kiezen tussen verschillende opties moeilijk is voor ons brein.

5 tips om ervoor te zorgen dat de ‘regels’ worden nageleefd

Er zijn dus wel genoeg redenen om te benadrukken hoe belangrijk het is om op elke individuele situatie in te zoomen. Als een werknemer de regels uit het handboek overtreedt betekent dit nog niet dat een ontslag op staande voet moet volgen, omdat dat vaak genoeg niet redelijk is. Maar hoe zorg je er dan voor dat de belangrijkste regels/gedragscodes worden nageleefd, en je er zeker van bent dat je je werknemers fair kunt behandelen als zij de regels toch (bewust of onbewust) overtreden? Er zijn een paar tips die je kunnen helpen als werkgever:

1. Zorg voor een goede onboarding (bespreek het personeelsreglement)
Zorg ervoor dat je nieuwe medewerkers meeneemt in het personeelsreglement. Neem de belangrijkste punten voor de start van het dienstverband door, en laat eventueel tekenen voor het lezen van de lijst met belangrijkste punten. Zo creëer je veel meer bewustwording voor die regels die (wellicht door situaties in het verleden) erg belangrijk zijn binnen jouw bedrijf.

2. Zorg dat de regels toegankelijk zijn voor iedereen

Zorg dat het personeelsreglement makkelijk toegankelijk is (op een intranet bijvoorbeeld). Maak het document niet te lang en vermijd veel juridisch taalgebruik. Regels worden beter onthouden wanneer ze begrijpelijk staan omschreven. Gebruik ook gerust animaties of afbeeldingen ter illustratie van de regels.

3. Maak consequenties duidelijk
Tegelijkertijd met het communiceren van de gedragsregels wil je duidelijk maken wat de consequenties zijn bij het overtreden van de regels. Wanneer medewerkers die niet weten wordt het al lastiger voor ze om complexere regels goed te duiden. Een medewerker moet weten welke waarde er hangt aan een regel binnen jouw bedrijf.

4. Zorg dat werknemers elkaar kunnen aanspreken op gedrag
Zorg voor een informele, open werksfeer waarin managers en medewerkers elkaar aan kunnen spreken op elkaars gedrag. Managers hebben hier een voorbeeldrol in.

5. Pas hoor en wederhoor toe
Binnen elke situatie zijn (zoals het artikel in Quest ook omschrijft) verschillende factoren van invloed. Pas daarom altijd hoor en wederhoor toe wanneer een werknemer een regel overtreden heeft. Maak duidelijk waarom het overtreden van de regel ongeoorloofd is, en vraag door waarom de werknemer de regel heeft overtreden. Neem ook het gedrag van de werknemer uit het verleden mee. Uiteraard is de ene overtreding de andere niet, en in geval van een flinke overtreding van een klinkklare regel is een direct ontslag op staande voet wellicht wel op zijn plek.

Hopelijk heb je iets aan deze tips! Ik hoor het graag als je je reactie op dit artikel wil delen.

Bron:
1 Posthumus, E. (2020, september). Lekker Stout. Quest magazine.

Door: Juliëtte Reinders, HR adviseur bij Berenschot