Veel werkgevers en detacheerders gaan er van uit dat het voldoende is indien de medewerker een A1 verklaring bij zich heeft tijdens de klus in het buitenland, dat is echter niet het geval. Hieronder leggen we uit waar je allemaal rekening mee moet houden indien er sprake is van een posting.

Melding

Werkgevers moeten een posting melden aan de autoriteiten van het gastland waar de tijdelijke werkzaamheden worden verricht. Deze melding dient normaliter voor aanvang van de werkzaamheden te zijn gedaan. In de meeste landen kan de melding online worden verricht op basis van een vooraf aangemaakt gebruikersaccount, in sommige landen zoals Polen, kan de melding alleen per post worden ingediend. Het bewijs van de melding dient de medewerker bij zich te hebben tijdens de werkzaamheden in het buitenland.

Documentatie

Behalve het bewijs van de verrichte melding, dienen de medewerkers ook bepaalde documentatie mee te nemen naar het buitenlandse project. Inderdaad is een A1 verklaring nodig, maar daarnaast moet de medewerker, onder meer, ook een kopie van de arbeidsovereenkomst, een recente loonstrook en bewijs van betaling van het salaris bij zich hebben, meestal vertaald in de taal van het gastland. Op de werkplaats moet een werktijdenrooster worden bijgehouden. In sommige EU landen dient tijdens de posting tevens een externe lokale vertegenwoordiger te worden aangesteld en of dient BTW registratie plaats te vinden.

Controle

De lokale arbeidsinspecties voeren geregeld een controle uit op buitenlandse werkplaatsen, de afgelopen jaren zien we een toename van dergelijke controles plaatsvinden. Er wordt gecontroleerd of er een melding is verricht en medewerkers worden verzocht de verplichte documentatie te overhandigen. Als iets niet in orde blijkt, kan de Nederlandse werkgever rekening houden met een hoge boete, het hangt overigens mede af van de coulantie van de lokale inspecteur, er zijn ook gevallen bekend waarin de verplichte documentatie alsnog binnen 15 dagen kon worden aangeleverd. Het nalaten van de melding leidt echter altijd tot een boete. Niet naleving van de postingregels leidt bovendien ook tot vertraging; het werk wordt stilgelegd en het project mag niet verder worden uitgevoerd.

De achterliggende gedachte van het toepassen van postingregels binnen de EU is het creëren van gelijkheid (tussen lokale en buitenlandse werknemers) in arbeidsvoorwaarden en behandeling om zo sociaaleconomische uitbuiting tegen te gaan. Heb je binnenkort een klus in het buitenland en ben je op zoek naar meer informatie, neem dan contact met ons op. De Global Mobility Unit van ons kantoor assisteert reeds veel HR afdelingen bij deze tijdrovende verplichtingen. 

Fay van Bekhoven
Legal Counsel bij Van Velzen C.S.

Opmerking
Het voorgaande is niet uitputtend bedoeld. De inhoud van dit artikel heeft een informatieve strekking, is globaal en beschrijvend van opzet en is niet bedoeld als juridisch advies of als leidraad voor o.m. migratieaangelegenheden. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Deze bijdrage is afgerond op 13 juni 2023.