De terugkeer naar kantoor loopt nog niet in alle organisaties storm. Maar wat moet je regelen voor als medewerkers wel massaal (hybride) terugkeren?

Nog niet iedereen is eraan gewend om gestructureerd op kantoor te werken. Zo willen veel medewerkers hybride werken door deels op kantoor te werken. Dit blijkt uit diverse onderzoeken van onder meer KPN, Intermediar en EenVandaag. Met dit nieuwe werken moeten werkgevers het reboardingsbeleid goed neerzetten. De volgende aandachtspunten helpen je daarbij:

Maak een plan voor de inrichting van de kantoortuin
Als eerste is het belangrijk om een plan te maken (of aan te scherpen) voor de kantoortuin. Hoe wil je dat de kantoortuin eruit komt te zien, kijkend naar het nieuwe werken? Welke faciliteiten denk je dat medewerkers gaan gebruiken? Je kan de werknemers bijvoorbeeld vragen om hun ideeën. Op deze manier betrek je de werknemer bij de transformatie.

Inventariseer ook goed hoeveel van welke (flex)werkplekken nodig zijn. Probeer dit niet ‘te krap’ te begroten, want dat heeft een averechts effect op de productiviteit van de werknemer. Zodra medewerker zich moeten of willen concentreren moeten er geen overvolle open communicatiewerkplekken zijn. Vind hierin de juiste balans.

Houd rekening met prikkels
Diverse vitaliteitsdeskundigen en psychologen hebben inmiddels geconcludeerd dat veel werknemers zich niet echt kunnen concentreren in een grote open ruimte. Vooral na een lange thuiswerkperiode waarin de meesten meer rust ervoeren. Een nieuwe inrichting zoals hiervoor beschreven helpt daarbij. Stimuleer daarnaast ook ritmes en activiteiten die werknemers in de thuiswerkperiode hebben ontwikkeld. Denk daarbij aan de stressverlagende activiteit wandelen. Dit kan tijdens meetings, tijdens de pauze of onderweg naar en van werk. Maak in ieder geval bespreekbaar wat medewerkers helpt bij alle extra prikkels die op kantoordagen op hen afkomen en overleg hoe hier het beste mee om te gaan is.

Maak gebruik van een reboardingsschema
Met een reboardingsschema geef je jezelf het juiste overzicht om de terugkeer naar kantoor in goede banen te leiden. Zo weet je precies waar je het accent op moet leggen per fase en per doelgroep. Of je als organisatie in de beginfase van reboarding zit of in een later stadium: dit schema weergeeft wat je als medewerker, als team en als management kunt doen en welke vragen je kunt stellen aan jezelf, je team of de medewerkers.

Behoud hygiënemaatregelen
Een goede hygiëne blijft ontzettend belangrijk. Je wilt niet dat jouw personeel ziek wordt en bent verplicht om hen zo gezond mogelijk hun werk te laten verrichten. Hieronder gemakkelijke tips:

• Breng in kaart wie de risicogroepen zijn onder de medewerkers
• Maak afspraken met het schoonmaakbedrijf
• Zorg voor opgeruimde bureaus en werkplekken
• Desinfecteer ook voertuigen of andere middelen die gebruikt worden
• Zorg voor goede handhygiëne
• Zorg voor schoon servies
• Plaats afsluitbare prullenbakken
• Geef de tip dat handen schudden achterwege kan blijven

Ken de regels rondom reiskostenvergoeding
Maak vaste afspraken met werknemers over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoef je niet per werkdag bij te houden welke vergoeding je welke werknemer toekent. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast. De maximale belastingvrije thuiswerkvergoeding is € 2,- per thuiswerkdag. Een lager bedrag mag ook. Als iemand op een werkdag reiskosten voor woon-werkverkeer heeft, dan mag de werkgever die op basis van € 0,19 per kilometer vergoeden.

Voer een thuiswerkregeling in
Voor medewerkers die geheel of gedeeltelijk thuiswerken kun je afspraken opnemen in een thuiswerkregeling:

• in welke functies (of functiegroepen) thuis kan worden gewerkt;
• aantal dagen dat er thuis gewerkt kan worden (bijvoorbeeld maximaal twee dagen per week of de helft van de werktijd om te voorkomen dat werknemers op al te grote afstand van hun werk komen te staan);
• bereikbaarheid/tijdstippen;
• werkruimte-inrichting door de werkgever, vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling;
• hoe de controle op de werkplek plaatsvindt, arbeidsomstandigheden;
• vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en -middelen;
• eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens;
• eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, et cetera).

Houd arboproof thuiswerkplekken op je radar
De combinatie van op kantoor aanwezig zijn en thuiswerken is het nieuwe normaal. Bied en bewaak daarom altijd een arboproof thuiswerkplek, waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent.