Zo harmonieus als het er in sommige teams aan toegaat, zo kan het bliksemen en donderen in andere teams. Soms zijn er openlijke conflicten. Vaak ook is het lastig je vinger er precies op te leggen, omdat niemand zich echt durft uit te spreken. Dit uit zich erin dat mensen meer over elkaar dan met elkaar praten. Er wordt flink geroddeld en geklaagd over wat er allemaal misgaat in de organisatie. Als mensen zich onveilig voelen, heeft dat een negatieve invloed op het werk. Als je de gevoelens laat sluimeren, worden ze almaar sterker. Gevoelens van onveiligheid in een team kun je dus het beste zo snel mogelijk ombuigen. Of nog beter: voor zijn.

Opmerkzaam zijn

Het is belangrijk om signalen op te pikken. Als meerdere mensen van één afdeling of team zich ziek melden, het kort verzuim opvallend stijgt of als werkgerelateerde psychische problemen zich opstapelen, moet er bij HR en leidinggevenden een lampje gaan branden. Andere alarmsignalen zijn: veel conflicten, een klaagcultuur, een opgejaagde werksfeer van ‘brandjes blussen’. Overleggen duren langer en worden stroperiger. De betrokkenheid daalt en er ontstaat een negatieve werksfeer. 

De oorzaak zoeken

Als je zo’n onveilige werksfeer signaleert, is het zaak uit te vinden wat hierachter schuilgaat. Het kan namelijk van alles zijn. Soms is het stoom afblazen, maar het kan ook pure verveling zijn of onzekerheid. Roddelen gebeurt nog wel eens om de eigen fouten te verdoezelen of om bevestiging te zoeken (“ligt het nou aan mij of erger jij je ook zo aan Pietje ...”?). Maak het gedrag als leidinggevende bespreekbaar in het team. Vraag medewerkers om actief mee te denken en oplossingen te zoeken. Of organiseer als HR eens een workshop over feedback geven. Buig het ontstane ongewenste gedrag om naar iets dat wél opbouwend werkt.

Niet uitstellen, gelijk aanpakken

Vaak focussen we op de inhoud in een werkoverleg of vergadering. Bij een onveilige groepsdynamiek is het voor een manager of leidinggevende soms best lastig om bij de kern van die inhoud te komen. De eerste neiging is het voor je uitschuiven (“misschien lost het zich vanzelf wel op”). Toch is het essentieel om als je iets signaleert daar gelijk op in te spelen of er de eerstvolgende meeting op terug te komen. Als je ziet dat iemand uitvalt tegen een collega, kun je daar na de vergadering op terugkomen. “Ik schrok nogal van je reactie, speelt er misschien iets?”

Feedback kunnen geven

Voor een veilige sfeer waarin men over en weer feedback durft te geven, is het essentieel om de regels van feedback na te leven. Maar het is vooral belangrijk om er vertrouwd mee te raken. Een eenmalige cursus is niet genoeg. Je zult regelmatig moeten oefenen. Zo’n oefening kan bijvoorbeeld in de vorm van een rollenspel. Dat helpt om te begrijpen hoe een opmerking bij iemand aankomt. Waar feedback vaak fout gaat, is dat we kritiek leveren vanuit te snel getrokken foutieve aannames. We moeten ons aanleren om die aannames eerst te controleren. Zo’n verandering van mindset heeft tijd nodig.

Het beste is om de feedback – en hoe we met elkaar omgaan – een regelmatig terugkerend onderdeel van het werkoverleg te laten zijn: voelen we elkaar nog aan? Hoe benaderen we elkaar? Hoe gaat het feedback geven? Maken we vorderingen of zijn er misschien nog dingen die we lastig vinden? Let op: feedback geven moet wel een teamgebeuren zijn. Simpelweg omdat het dan als een olievlek werkt en het feedback geven als goede gewoonte wordt ervaren - en niet persoonlijk opgevat hoeft te worden.

Zelf het goede voorbeeld geven

Of medewerkers zich veilig genoeg voelen om zich uit te spreken, hangt in sterke mate af hoe er met fouten wordt omgegaan in de organisatie. Hoe wordt er gereageerd op fouten? Het is belangrijk voor te leven dat fouten maken mag. Als iets is misgegaan, kun je daar samen lering uit trekken. Hoe kan het dat je het budget fout hebt ingeschat? Zullen we samen eens kijken hoe dat heeft kunnen gebeuren? Geef zelf het goede het goede voorbeeld door je kwetsbaar op te stellen en ook transparant te zijn over eigen fouten en onzekerheden. Als je zelf niets bespreekbaar maakt, zal die openheid er nooit komen.

Een ontspannen werksetting

Houd werkbesprekingen luchtig en laat ruimte voor humor. Humor is essentieel op het werk. Het draagt bij aan een ontspannen werksetting. Ook zelfspot werkt prima om een gespannen sfeer af en toe te ontladen. Als leidinggevende kun je die luchtigheid als een soort mantra voor jezelf herhalen. In plaats van: oh nee, weer een teamvergadering, dit wordt een zware sessie.

Preventie

Het is natuurlijk altijd beter om een onveilige werksfeer te voorkomen. De cultuur in een organisatie is daarbij heel belangrijk. Dat je vanaf de eerste werkdag vertelt hoe er met elkaar wordt omgegaan en hoe je feedback geeft. Dat opbouwende kritiek leveren een normaal onderdeel van de werkrelatie is. En dat het goed is om elkaar aan te spreken.

Bron: XpertHR